A-4706/2013 - 2014-07-07 - Protezione dei dati e principio della trasparenza - modification de données personnelles dans le système SYMIC

Bundesverwaltungsgericht
Tribunal administratif fédéral
Tribunale amministrativo federale
Tribunal administrativ federal

Cour I

A-4706/2013

Arrêt du 7 juillet 2014

Claudia Pasqualetto Péquignot (présidente du collège),

Composition Jürg Steiger, Marianne Ryter, juges,

Jérôme Barraud, greffier.

A._______,

représentée par Philippe Stern,
Parties
Service d'Aide Juridique aux Exilé-e-s (SAJE),

recourante,

contre

Office fédéral des migrations (ODM),

Quellenweg 6, 3003 Bern,

autorité inférieure .

Objet modification de données personnelles dans le système
SYMIC.

Faits :

A.
Madame A._______ est arrivée en Suisse le 20 décembre 2002. Originaire du Sri Lanka, elle a obtenu l'admission provisoire le 20 octobre 2006 puis une autorisation de séjour en octobre 2011. Selon son permis F (...), Madame A._______ est née le (...). Ces données correspondent aux informations fournies lors de l'entrée en Suisse, ainsi qu'au passeport national sri lankais délivré le (...) 2011 à Colombo et déposé auprès de l'Office fédéral des migrations (ci-après: ODM ou l'office).

B.
Dès le mois de septembre 2012, Madame A._______ a demandé à réitérées reprises la modification de ses données personnelles relatives à son identité dans le système d'information central sur la migration (ci-après: le système SYMIC). L'ODM y a répondu par la négative en se fondant sur le caractère contraignant des données reprises du passeport national sri lankais. Par un nouveau courrier du 8 août 2013, elle a requis de l'office une décision formelle susceptible de recours. Elle allègue en réalité s'appeler B._______ et être née le (...). Elle admet avoir usurpé l'identité actuelle afin de pouvoir fuir son pays d'origine. A l'appui de sa requête, elle produit un nouvel acte de naissance original attestant de sa véritable identité ainsi qu'un courrier des services de l'état civil de la ville de X._______ constatant qu'un premier acte de naissance au nom de A._______ - correspondant à l'identité de son permis F - et fourni dans le cadre des préparatifs de son mariage est un faux.

C.
Par courrier du 14 août 2013, l'ODM a refusé les modifications requises en date du 8 août 2013 en considérant que l'identifié actuelle de Madame A._______ fait foi. L'office expose que les éléments apportés ne signifient pas que le passeport national sri lankais établi au nom de A._______, et déjà déposé auprès de l'office, serait un faux; par ailleurs le nouvel acte de naissance n'établirait pas suffisamment la nouvelle identité alléguée par la requérante.

D.
Le 22 août 2013, A._______ (ci-après: la recourante) a déposé un recours devant le Tribunal administratif fédéral. Elle conclu à l'annulation de la décision du 14 août 2013 de l'ODM (ci-après également: l'autorité inférieure) en tant qu'elle n'accède pas à la demande de modification de données personnelles.

E.
Le 10 septembre 2013, la recourante a complété sa demande d'assistance judicaire partielle et précisé son recours dans le sens qu'il visait à la rectification de ses données personnelles dans le système SYMIC.

F.
Par décision incidente du 12 septembre 2013, le Tribunal administratif fédéral a admis la demande d'assistance judiciaire partielle de la recourante.

G.
Le 20 septembre 2013, l'ODM a déposé sa réponse au recours et conclu à son rejet.

H.
Par courrier du 20 décembre 2013, la recourante a déposé ses observations finales et maintenu ses conclusions.

I.
Il sera revenu au besoin dans la partie en droit sur les différents faits et arguments des parties.

Droit :

1.

1.1 La procédure de recours devant le Tribunal administratif fédéral est régie par la loi fédérale du 20 décembre 1968 sur la procédure administrative (PA, RS 172.021), à moins que la loi du 17 juin 2005 sur le Tribunal administratif fédéral (LTAF, RS 173.32) n'en dispose autrement (art. 37

LTAF). Le Tribunal examine d'office et librement sa compétence (art. 7

PA) et la recevabilité des recours qui lui sont soumis.

1.2 Conformément à l'art. 31

LTAF, et sous réserve des exceptions prévues à l'art. 32

LTAF, le Tribunal est compétent pour connaître des recours contre les décisions au sens de l'art. 5

PA prises par les autorités mentionnées à l'art. 33

LTAF.

En l'occurrence, le recours porte sur le courrier de l'ODM du 14 août 2013. L'ODM y considère en bref que l'identité actuelle de la recourante - qui correspond aux données personnelles enregistrées et dont la modification est requise - fait foi et, partant, refuse toute modification.

L'acte ici entrepris ne comporte pas les mentions formelles que doit normalement contenir une décision au sens de l'art. 35

PA, et ce malgré que la recourante requérait précisément une décision formelle susceptible de recours. Il n'en demeure pas moins que le courrier susmentionné, dans la mesure où il rejette la requête de modification des données personnelles de la recourante, constitue bien une décision au sens de l'art. 5

PA (décision au sens matériel).

Par ailleurs, le refus de modifier des données personnelles n'entre pas dans le champ d'exclusion matériel de l'art. 32

LTAF. L'ODM est en outre une unité de l'administration subordonnée au Département fédéral de justice et police DFJP (arrêt du Tribunal administratif fédéral A 3598/2011 du 7 août 2012 consid. 1.1). Il s'agit d'une autorité précédente au sens de l'art. 33 let. d

LTAF. Le Tribunal est donc compétent pour connaître du recours.

1.3 La recourante a participé à la procédure devant l'ODM et dispose d'un intérêt digne de protection à obtenir la rectification de ses données personnelles dans le système SYMIC. Elle a donc qualité pour recourir (art. 48 al. 1

PA). Présenté dans le délai (art. 50 al. 1

PA) et les formes (art. 52 al. 1

PA) prescrits par la loi, le recours est recevable.

Il convient donc d'entrer en matière.

2.

2.1 En sa qualité d'autorité de recours, le Tribunal dispose d'un plein pouvoir d'examen en fait et en droit. Il revoit librement l'application du droit par l'autorité inférieure, y compris l'excès ou l'abus du pouvoir d'appréciation, la constatation des faits et l'opportunité de la décision attaquée (art. 49

PA).

2.2 Le Tribunal applique le droit d'office, sans être lié par les motifs invoqués (art. 62 al. 4

PA), ni par l'argumentation juridique développée dans la décision entreprise (cf. André Moser/Michael Beusch/Lorenz Kneubühler, Prozessieren vor dem Bundesverwaltungsgericht, 2013, n. 2.165). Il se limite en principe aux griefs soulevés et n'examine les questions de droit non invoquées que dans la mesure où les arguments des parties ou le dossier l'y incitent (ATAF 2007/27 consid. 3.3).

3.

3.1 Le litige porte, en l'occurrence, sur le refus de l'ODM de rectifier les données d'identité de la recourante enregistrées dans le système SYMIC, à savoir son nom et prénom ainsi que sa date de naissance. La démarche de la recourante s'inscrit par conséquent dans l'exercice du droit de rectification de l'art. 25

de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données (LPD, RS 235.1), expressément réservé à l'art. 19 al. 1

de l'ordonnance du 12 avril 2006 sur le système d'information central sur la migration (ordonnance SYMIC, RS 142.513).

3.2 Il s'agit d'une procédure en matière de modification des données personnelles, le nom, prénom et la date de naissance étant de telles données personnelles (cf. art. 4 al. 2 let. a

de l'ordonnance SYMIC), qui est indépendante de la procédure d'asile (cf. arrêts du Tribunal administratif fédéral A-526/2013 du 9 juillet 2013 consid. 3.2 et
A-6540/2012 du 3 mai 2012 consid. 1.3 et la réf. cit.). De là suit la compétence de la Cour I du Tribunal (cf. art. 23 al. 5 du règlement du Tribunal administratif fédéral du 17 avril 2008 et l'annexe y relative [RTAF, RS 173.320.1]).

4.

4.1 Le registre informatique SYMIC permet, notamment, le traitement uniforme des données relatives à l'identité des étrangers, y compris ceux qui relèvent du domaine de l'asile (cf. art. 3 al. 1 de la loi fédérale du 20 juin 2003 sur le système d'information commun aux domaines des étrangers et de l'asile [LDEA, RS 142.51]). Dans ce domaine, la personne concernée est tenue de collaborer à la constatation des faits. Elle doit, en particulier, décliner son identité et remettre ses documents de voyage et ses pièces d'identité au centre d'enregistrement et de procédure (art. 8 al. 1 let. a et b de la loi du 26 juin 1998 sur l'asile [LAsi, RS 142.31]). Par identité, il faut entendre les noms, prénoms et nationalités, l'ethnie, la date et le lieu de naissance, ainsi que le sexe (art. 1a let. a de l'ordonnance 1 du 11 août 1999 sur l'asile relative à la procédure [OA 1, RS 142.311]). Ces données sont ensuite enregistrées dans le registre informatique SYMIC (art. 4 al. 1 let. a LDEA), qui tient lieu pour la personne concernée de registre d'état civil provisoire durant sa procédure d'asile (cf. arrêt du Tribunal administratif fédéral A-6540/2011 précité consid. 3.1 et la réf. cit.).

4.2 Conformément à l'art. 5 al. 2 LPD, celui qui traite des données personnelles doit s'assurer qu'elles sont correctes. Si les données sont traitées par un organe fédéral, quiconque a un intérêt légitime peut exiger qu'il les rectifie lorsqu'elles sont inexactes (art. 5 al. 2 LPD en relation avec l'art. 25 al. 3 let. a LPD). Le droit à obtenir une rectification dans un tel cas est absolu (cf. Jan Bangert, in: Urs Maurer-Lambrou/Nedim Peter Vogt [éd.], Datenschutzgesetz, Basler Kommentar, 2ème éd., Bâle 2006, ch. 48 ad art. 25

LPD). Il appartient au maître du fichier, en l'occurrence l'ODM (art. 2 LDEA), de prouver l'exactitude des données lorsque la personne concernée les conteste. En revanche, il incombe à la personne qui demande la rectification d'une donnée de prouver l'exactitude de la modification demandée (cf. arrêt du Tribunal administratif fédéral A 68/2012 du 4 octobre 2012 consid. 3 et les réf. citées; voir aussi Bangert, op. cit., ch. 52 ad art. 25

LPD).

5.

5.1 L'objet du litige consiste à déterminer si c'est à bon droit et conformément à la LPD que l'ODM a refusé de rectifier les données personnelles litigieuses de la recourante relatives à son identité.

5.2 Dans le cas particulier, en vue de son mariage civil, la recourante a dû déposer un certificat de naissance attestant de son identité auprès de l'état civil de X._______. Ce certificat, établi le (...) 2011 au Sri Lanka et estampillé le (...) 2011, atteste de la naissance d'une certaine A._______ le (date de naissance), fille de (nom des deux parents). Sur demande de l'état civil de X._______ ledit certificat a fait l'objet d'une expertise, lesquels ont déclaré qu'il s'agissait d'un faux car il aurait dû être enregistré auprès des services du (nom de l'institution étrangère compétente) ce qui n'était pas le cas.

Par courrier du 5 septembre 2012, la recourante a adressé à l'ODM une demande de rectification de ses données d'identité en fournissant un nouveau certificat de naissance établi à Colombo le (...) 2005. Ce certificat concerne une certaine (nom), de sexe féminin, née le (...), fille de (noms et prénoms des parents). Dans son recours elle admet avoir utilisé une identité d'emprunt et affirme qu'elle a, dès son entrée en Suisse, caché sa véritable identité de peur d'être renvoyée et s'en excuse. Les parents qu'elle avait initialement déclarés comme tels seraient en réalité son oncle et sa tante. Quant au passeport (...) délivré à Colombo le (...) 2011 au nom de A._______, née le (...), et déposé auprès de l'ODM en vertu de l'art. 10 LAsi, elle allègue que c'est un faux.

5.3 Il convient, tout d'abord, de rappeler que depuis son arrivée en Suisse, le 20 décembre 2002 et jusqu'au refus de l'état civil de X._______ d'accepter le premier certificat de naissance, la recourante a toujours affirmé s'appeler A._______, née le (...), fille de (noms et prénoms des parents). Elle a également toujours allégué être la soeur de C._______, née le (...), entrée en Suisse avec elle. Selon la décision sur recours du (...) 2006 de la Commission suisse de recours en matière d'asile (CRA), à l'époque, l'identité des deux soeurs a été établie sur la base d'actes de naissance délivrés le (...) 2002 à Jaffna et remis aux autorités lors de l'audition cantonale (voir let. B et J de ladite décision versée au dossier de l'ODM). Par ailleurs, toujours selon cette décision, un certificat médical relatif à leur mère avait été déposé (décision de la CRA, let. J et pièce 173 du dossier de la CRA) ainsi qu'un certificat de décès du père présumé (pièce 175 ss du dossier de la CRA). Cette identité a également été confirmée lors de la procédure de changement de canton qui a été faite lorsque Monsieur D._______, né le (...), s'est engagé à héberger les deux soeurs A._______ et C._______, qu'il affirmait être ses cousines germaines (voir au dossier, ...). A cette occasion, le Service (...) a également établi un génogramme (arbre généalogique) qui expose ces liens de parenté. Par ailleurs, lors de la démarche auprès de l'état civil de X._______, la recourante avait également déposé une déclaration formelle notariée ("affidavit") de sa tante maternelle du (...) 2011, attestant que la recourante était encore célibataire (annexe à l'attestation de l'office de la population de X._______).

Enfin, cette identité est également confirmée par le passeport au nom de A._______, délivré à Colombo le (...) 2011 et déposé auprès de l'office.

5.4 Dans sa décision ainsi que dans le divers courriers précédents, l'ODM s'est prévalu du caractère contraignant des données inscrites dans ledit passeport pour refuser toute modification des données personnelles.

La recourante conteste quant à elle la valeur probante dudit document en se référant notamment à la jurisprudence du Tribunal fédéral dans l'arrêt 6B_394/2009 du 7 juillet 2009 ainsi qu'à celle du Tribunal de céans en la matière selon laquelle les documents d'identité, tels que les passeports ne jouissent pas d'une force probante accrue et qu'ils doivent dès lors être apprécié au même titre que les autres éléments de preuves figurant au dossier.

Selon la jurisprudence constante du Tribunal de céans (cf. consid. 4.2 ci-avant), il incombe au recourant de prouver l'exactitude de la modification demandée et, partant, de démontrer, notamment, l'authenticité des documents produits.

5.4.1 En l'espèce, la recourante se borne à alléguer qu'elle aurait usurpé son identité actuelle et présente le certificat de naissance du 7 septembre 2005 mentionné ci-dessus (consid. 5.2). Compte tenu de ce qui précède, toutefois, considérant que lors de son arrivée en Suisse la recourante avait produit de nombreux éléments attestant plutôt de l'identité actuelle (cf. consid. 5.3 ci-dessus), il y a lieu de retenir que le nouvel acte de naissance ne constitue pas à lui seul un élément suffisant pour enlever toute force probante aux autres documents. Il ne suffit dès lors pas à permettre la rectification des données personnelles dans le sens demandé par la recourante. Il n'établit pas davantage la véritable identité de la recourante.

5.4.2 Il paraît en revanche très probable que l'acte de naissance produit lors des préparatifs de mariage - portant l'identité actuelle de la recourante, établi le (...) 2011 et fourni à l'état civil de X._______ - est un faux. En tous les cas, il est certain qu'aucune naissance correspondant à cet acte de naissance n'a été correctement enregistrée par les autorités compétentes (référence au document).

5.4.3 S'agissant du passeport, la recourante n'établit pas non plus que le passeport déposé auprès de l'ODM serait un faux. En effet, ce passeport sri lankais (...), établi à Colombo le (...) 2011, a peut-être été établi par des autorités dûment habilitées à le faire, éventuellement sur la base de faux documents ou à l'aide d'un titre usurpé. Ainsi il peut s'agir d'un document authentique mais dont les inscriptions sont frauduleuses ("vrai faux passeport"). Le passeport en tous les cas contient les mêmes indications que l'acte de naissance produit par la recourante lors de son arrivée en Suisse, du (...) 2002 et que l'acte de naissance du (...) 2011 (lequel s'est ensuite avéré être un faux).

5.4.4 Il découle de ce qui précède que le certificat de naissance nouvellement produit (celui de 2005) n'établit pas l'identité alléguée par la recourante; que l'acte de naissance du (...) 2011 est selon toute probabilité un faux et que le passeport sri lankais (...) pourrait avoir été émis sur la base de faux documents ou de documents relatifs à une autre personne. Enfin, l'acte de naissance du (...) 2002 n'est pas davantage probant dans le présent contexte puisque la recourante l'a produit lors de son arrivée en Suisse et que cet acte de naissance corrobore un document dont l'authenticité est plus que douteuse (l'acte de naissance produit lors des préparatifs de mariage).

5.4.5 En résumé dès lors, deux actes de naissance comportent la même identité que l'identité actuelle de la recourante et plus précisément celui de 2002 et celui de 2011; l'on sait toutefois que celui de 2011 est un faux, ce qui remet en cause la fiabilité du passeport puisque ce dernier comporte les mêmes éléments d'identité que ces deux certificats; par ailleurs, le nouvel acte de naissance daté de (...) 2005 et comportant la nouvelle identité alléguée par la recourante ne prouve rien.

Il s'ensuit que les données contenues dans le passeport sont dès lors également sujettes à caution et sa force probante relativisée. L'autorité de première instance ne pouvait donc pas se référer simplement au passeport pour refuser la modification requise; la preuve de l'exactitude des données à apporter par le maître du fichier (cf. consid. 4.2 ci-dessus) n'est pas rapportée de manière suffisante, même si cette identité paraît plus vraisemblable que celle alléguée par la recourante (cf. également ci-dessous).

5.5 Comme considéré ci-dessus également, cependant, celui qui demande la modification de données personnelles doit également en apporter la preuve (consid. 4.2 ci-dessus). Cette preuve ne peut pas être considérée comme établie dès lors qu'il y a lieu de tenir compte des documents fournis par la recourante à son arrivée en Suisse, de même que des divers éléments à disposition (les déclarations des tiers, notamment le cousin ainsi que la tante maternelle de la recourante), du fait que la recourante a vécu 10 ans sous l'identité actuelle, de même que de son comportement contradictoire. Il sied en effet de rappeler que chronologiquement, la recourante qui souhaite se marier a tout d'abord fourni un acte de naissance qui s'est révélé être un faux (celui du ... 2011 et comportant l'identité actuelle) et a ensuite produit un document antérieur attestant d'une autre identité, document, qui, comme déjà dit, ne prouve rien. En bref, on voit par ailleurs mal comment cette preuve pourrait être apportée sans données biométriques et l'appui des autorités dans le pays d'origine de la recourante. En effet, quels que soient les documents écrits et les certificats fournis par la recourante, on ne pourra prouver en l'état qu'ils ne se rapportent pas en réalité à une tierce personne dont elle aurait usurpé l'identité. Si elle a pu obtenir, apparemment officiellement un passeport sous une fausse identité, rien ne prouve que les documents qu'elle pourrait fournir se rapportent bel et bien à sa personne.

Il s'ensuit que les éléments avancés par la recourante ne permettent manifestement pas de justifier une modification de son identité dans le registre informatique SYMIC.

6.

6.1 L'art. 25 al. 2 LPD prévoit que si ni l'exactitude, ni l'inexactitude d'une donnée personnelle ne peut être apportée, l'organe fédéral doit ajouter à la donnée la mention de son caractère litigieux. Cette disposition a été introduite pour que, si l'enquête administrative ne permet pas d'établir l'exactitude ou l'inexactitude d'une donnée et que l'autorité refuse de renoncer à la donnée litigieuse, la mention de son caractère litigieux puisse être ajoutée ; cette mention est notamment le signe que la personne concernée ne partage pas l'avis des autorités sur la présentation des faits (cf. arrêt du Tribunal fédéral 1C_114/2012 du 25 mai 2012 consid. 5 et la réf. cit.).

Par ailleurs, lorsque, comme c'est le cas en l'espèce, ni l'exactitude de l'indication enregistrée dans le registre SYMIC ni celle de la modification exigée par la recourante ne peut être établie, l'autorité doit mentionner d'office le caractère litigieux des données et indiquer laquelle des indications elle tient pour la plus probable (ATAF 2013/30, consid. 5.2).

L'autorité inférieure ne prétend pas avoir inscrit le caractère litigieux de l'identité de la recourante dans le registre. Les motifs d'une éventuelle renonciation à l'apposition de cette mention sont par ailleurs inexistants. Ainsi, l'autorité inférieure pouvait considérer à juste titre que la recourante n'a pas apporté la preuve suffisante de sa véritable identité pour faire rectifier les données; elle aurait toutefois dû se pencher sur la question de savoir si le nouvel acte de naissance et les constatations de l'état civil zurichois ne seraient pas des éléments suffisants pour justifier l'inscription du caractère litigieux des données inscrites. En effet, si la crédibilité de la recourante peut être mise en doute, sa nouvelle version des faits - additionnée des éléments susmentionnés - n'est pas incroyable au point qu'elle ne suffirait pas à justifier le caractère litigieux des données inscrites (cf. également consid. 5.4.5 ci-dessus). La mention du caractère litigieux des données actuellement enregistrées devra donc être portée dans le registre SYMIC.

Par ailleurs, conformément à la jurisprudence susmentionnée, l'autorité inférieure devra également rechercher, parmi les identités concernant la recourante, laquelle est la plus probable.

6.2 Par ailleurs et en l'espèce, la contestation ne porte pas que sur l'un ou l'autre des éléments de l'identité de la personne concernée mais bel et bien sur son identité en intégralité. La recourante prétend en effet avoir un nom, une filiation et une date de naissance différents de ceux qui figurent dans le registre SYMIC.

Un tel cas n'est pas unique et il s'agit souvent d'une d'usurpation de nom, un requérant (d'asile) alléguant avoir fourni des indications erronées, en utilisant le nom d'une autre personne qui existe réellement, afin de tromper les autorités. L'ODM traite de cette problématique dans la directive sur la saisie et la modification des données personnelles dans SYMIC (version du 01.07.2012, consultée le 3 juin 2014 sur le site de l'ODM: www.bfm.admin.ch Documentation Bases légales Directives et circulaires Autres directives et circulaires de l'ODM).

Le ch. 3.4 de cette directive traite de la détermination de l'identité principale, de l'identité la plus probable et de l'identité secondaire. Ainsi l'identité principale correspond en général à l'identité établie, si une seule identité est connue pour une personne, elle fait office d'identité principale. L'identité d'une personne est considérée comme établie lorsque la personne est titulaire d'un authentique document de voyage ou d'identité à son nom (ch. 2.1.1). En revanche l'identité d'une personne est considérée comme non établie notamment lorsque les documents présentés sont insuffisants ou les documents d'identités ou de voyage sont contrefaits, falsifiés ou n'appartient pas à la personne concernée, tels que des documents utilisés abusivement (par ex. utilisation du passeport du frère) (ch. 2.1.2). Si, outre l'identité principale, on dispose d'autres identités, elles sont qualifiées d'identité secondaires. Dans ce cas, la directive prévoit que l'identité qui a le plus d'effet au niveau juridique doit être utilisée comme identité principale. Les inscriptions contenues dans les autres documents de voyage sont enregistrées comme identité secondaires (ch. 2.1.4). La directive contient également une annexe avec un tableau donnant un aperçu des cas avec saisie des identités secondaires. C'est notamment le cas lorsqu'il existe des documents avec une autre identité que celle donnée dans la demande d'asile (cas 5), lorsqu'un requérant (d'asile) prétend avoir une identité différente de celle qui figure sur les documents présentés (cas 6) ou lorsqu'il fournit divers documents dont les identités ne coïncident pas (cas 7) comme c'est le cas en l'espèce.

Au vu de ce qui précède, la possibilité d'enregistrer une identité secondaire aurait pu être examinée par l'autorité inférieure, ce qui n'a apparemment pas été fait.

Le Tribunal de céans ne l'exigera toutefois pas dans la mesure ou cette éventualité sors quelque peu de l'objet du litige; il paraîtrait toutefois opportun d'examiner cette éventualité.

7.

Il résulte de ce qui précède que le recours doit être partiellement admis en ce sens qu'il est rejeté s'agissant de la demande modification des données de la recourante dans le registre SYMIC et admis s'agissant de porter dans le dit registre le caractère litigieux des données qui concernent la recourante.

L'affaire est ainsi renvoyée à l'autorité inférieure pour qu'elle statue au sens des considérants qui précèdent.

8.

8.1 Conformément à l'art. 63 al. 1 PA, les frais de procédure sont mis à la charge de la partie qui succombe. Si celle-ci n'est déboutée que partiellement, ces frais sont réduits (voir également les art. 1 ss du règlement du 21 février 2008 concernant les frais, dépens et indemnités fixés par le Tribunal administratif fédéral [FITAF, RS 173.320.2]). Aucun frais de procédure n'est mis à la charge des autorités inférieures (art. 63 al. 2 PA).

En l'occurrence, le recours est partiellement admis, mais dans une proportion minime. Etant au bénéfice de l'assistance judiciaire, la recourante ne supportera pas les frais de la cause (art. 65 al. 1 PA).

8.2 Aux termes de l'art. 64 al. 1 PA, l'autorité de recours peut allouer, d'office ou sur requête, à la partie ayant entièrement ou partiellement obtenu gain de cause, une indemnité pour les frais indispensables et particulièrement élevés qui lui ont été occasionnés.

Au vu du sort du recours, rejeté pour l'essentiel, la recourante, qui n'est d'ailleurs pas représentée par un avocat, n'a pas droit à des dépens. L'autorité inférieure n'y a elle-même pas droit (art. 7 al. 3 FITAF).

9.

Les décisions du Tribunal administratif fédéral en matière de protection des données sont communiquées au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence, conformément à l'art. 35 al. 2 de l'ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données (OLPD, RS 235.11).

(Le dispositif se trouve à la page suivante)

Par ces motifs, le Tribunal administratif fédéral prononce :

1.
Le recours est partiellement admis et la décision est annulée au sens des considérants.

2.
La cause est renvoyée à l'autorité inférieure afin qu'elle mentionne le caractère litigieux des données actuellement enregistrées (nom, prénom et date de naissance) et qu'elle examine également laquelle des identités pouvant se rattacher à la recourante est la plus probable.

3.
Il n'est pas perçu de frais de procédure ni alloué de dépens.

4.
Le présent arrêt est adressé :

- à la recourante (acte judiciaire)

- à l'autorité inférieure (n° de réf. ... ; recommandé)

- au secrétariat général du DFJP (acte judiciaire)

- au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (pour information; courrier B)

- à la chancellerie de la Cour IV du Tribunal administratif fédéral (courrier interne)

La présidente du collège : Le greffier :

Claudia Pasqualetto Péquignot Jérôme Barraud

L'indication des voies de droit se trouve à la page suivante.

Indication des voies de droit :

La présente décision peut être attaquée devant le Tribunal fédéral, 1000 Lausanne 14, par la voie du recours en matière de droit public, dans les trente jours qui suivent la notification (art. 82 ss , 90 ss et 100 de la loi fédérale du 17 juin 2005 sur le Tribunal fédéral [LTF, RS 173.110]). Ce délai ne court pas du 15 juillet au 15 août inclus (art. 46 al. 1 let. b LTF). Le mémoire doit être rédigé dans une langue officielle, indiquer les conclusions, les motifs et les moyens de preuve, et être signé. La décision attaquée et les moyens de preuve doivent être joints au mémoire, pour autant qu'ils soient en mains du recourant (art. 42 LTF).

Expédition :

SR 173.320.1 Regolamento del 17 aprile 2008 del Tribunale amministrativo federale (RTAF) RTAF Art. 23 Competenze
¹	La prima corte giudica le cause che riguardano principalmente le infrastrutture, l'ambiente, i tributi e il personale, come pure i procedimenti secondo la legge federale del 25 settembre 201520 sulle attività informative.21
²	La seconda corte giudica le cause che riguardano principalmente l'economia, la concorrenza e la formazione. Essa è competente a trattare i ricorsi contro le misure di acquisizione soggette ad autorizzazione ai sensi della legge federale sulle attività informative.22
³	La terza corte giudica le cause che riguardano principalmente le assicurazioni sociali e la sanità.23
⁴	La quarta e la quinta corte giudicano le cause che riguardano principalmente il diritto d'asilo.24
⁵	La sesta corte giudica le cause che riguardano principalmente il diritto degli stranieri e la cittadinanza.25
⁶	La ripartizione delle cause è regolata dettagliatamente nell'allegato.26

SR 142.51 Legge federale del 20 giugno 2003 sul sistema d'informazione per il settore degli stranieri e dell'asilo (LSISA) LSISA Art. 3 Scopo del sistema d'informazione - 1 Il sistema d'informazione serve al trattamento uniforme dei dati relativi all'identità degli stranieri, incluse le persone nel settore dell'asilo.
¹	Il sistema d'informazione serve al trattamento uniforme dei dati relativi all'identità degli stranieri, incluse le persone nel settore dell'asilo.
²	Il sistema coadiuva la SEM nell'adempimento dei seguenti compiti nel settore degli stranieri:10
^a	gestione dei fascicoli delle persone registrate;
^b	rilascio di carte di soggiorno, documenti di viaggio svizzeri e autorizzazioni al ritorno, con o senza dati biometrici, per le persone registrate;
^c	controllo delle condizioni d'entrata e di dimora degli stranieri secondo le disposizioni della LStrI13, dell'Accordo del 21 giugno 199914 tra la Confederazione Svizzera, da una parte, e la Comunità europea (CE) e i suoi Stati membri, dall'altra, sulla libera circolazione delle persone (Accordo sulla libera circolazione), dell'Accordo del 21 giugno 200115 di emendamento della Convenzione istitutiva dell'Associazione europea di libero scambio, degli Accordi di associazione alla normativa di Schengen e degli Accordi di associazione alla normativa di Dublino; gli accordi di associazione a Schengen e Dublino sono menzionati nell'allegato;
^d	rilascio e controllo dei visti;
^e	attribuzione di contingenti ai Cantoni;
^f	organizzazione di misure volte a promuovere l'integrazione degli stranieri;
^g	compiti di cui alla LCit16;
^h	trattamento dei dati personali concernenti misure di allontanamento e di respingimento;
ⁱ	applicazione dell'Accordo sulla libera circolazione e dell'Accordo del 21 giugno 2001 di emendamento della Convenzione istitutiva dell'Associazione europea di libero scambio;
^j	agevolazione delle procedure mediante un accesso elettronico ai fascicoli del settore degli stranieri della SEM;
^k	compiti di cui alla legge dell'8 ottobre 199921 sui lavoratori distaccati.
³	Il sistema coadiuva la SEM nell'adempimento dei seguenti compiti nel settore dell'asilo:22
^a	gestione dei fascicoli delle persone registrate;
^b	rilascio di carte di soggiorno, documenti di viaggio svizzeri e autorizzazioni al ritorno, con o senza dati biometrici, per le persone registrate;
^c	acquisizione di documenti di viaggio e organizzazione della partenza nell'ambito delle procedure di espulsione e di allontanamento;
^d	rimborso dei costi di assistenza sociale sopportati dai Cantoni giusta la LAsi24;
^e	organizzazione di misure volte a promuovere l'integrazione delle persone nel settore dell'asilo;
^f	valutazione delle misure sociopolitiche sostenute dalla SEM;
^g	applicazione dell'obbligo di rimborso e di garanzia giusta gli articoli 85-87 della LAsi;
^h	determinazione dello Stato competente per lo svolgimento della procedura d'asilo secondo gli Accordi di associazione alla normativa di Dublino;
ⁱ	agevolazione della procedura d'asilo mediante un accesso elettronico ai fascicoli dei richiedenti l'asilo;
^j	trattamento dei dati personali concernenti misure di allontanamento e di respingimento.
⁴	Il sistema serve inoltre all'allestimento di statistiche, al controllo della procedura e dell'esecuzione e alla tenuta della contabilità.
^4bis	Ai fini del controllo e per l'allestimento di statistiche sulle misure di allontanamento e di respingimento disposte nei confronti di stranieri conformemente alla LAsi, alla LStrI, all'Accordo sulla libera circolazione, al Codice penale (CP)29 e al Codice penale militare del 13 giugno 192730 (CPM), nel sistema d'informazione sono registrati i dati seguenti:
^a	le decisioni di cui all'articolo 68a capoversi 1 e 2 LStrI, nonché le decisioni di allontanamento pronunciate nei confronti di cittadini di Stati dell'UE/AELS;
^b	la pronuncia di un'espulsione ai sensi dell'articolo 66a o 66abis CP o dell'ar-ticolo 49a o 49abis CPM (espulsione giudiziaria);
^c	la sospensione dell'esecuzione di un'espulsione giudiziaria;
^d	la revoca della sospensione dell'esecuzione di un'espulsione giudiziaria;
^e	la rinuncia alla pronuncia di un'espulsione giudiziaria obbligatoria ai sensi dell'articolo 66a capoversi 2 e 3 CP o dell'articolo 49a capoversi 2 e 3 CPM;
^f	nel caso di un'espulsione giudiziaria pronunciata in Svizzera, la data di partenza effettiva o quella stabilita dall'autorità di esecuzione nonché il motivo della partenza: rinvio coatto, estradizione, trasferimento ai fini dell'esecuzione della sanzione all'estero;
^g	le relative fattispecie penali;
^h	la partenza volontaria o coatta;
ⁱ	lo Stato verso il quale è eseguito il rinvio coatto dello straniero;
^j	i motivi che hanno determinato la misura di allontanamento e di respingimento.31
^4ter	I dati di cui al capoverso 4bis sono trasmessi automaticamente da VOSTRA, in quanto non siano già contenuti nel SIMIC.32
⁵	Il numero AVS33 di cui all'articolo 50c della legge federale del 20 dicembre 194634 sull'assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti serve allo scambio elettronico di dati tra i registri ufficiali di persone.35

SR 142.31 Legge del 26 giugno 1998 sull'asilo (LAsi) LAsi Art. 8 Obbligo di collaborare - 1 Il richiedente l'asilo è tenuto a collaborare all'accertamento dei fatti. Deve in particolare:
¹	Il richiedente l'asilo è tenuto a collaborare all'accertamento dei fatti. Deve in particolare:
^a	dichiarare le sue generalità;
^b	consegnare i documenti di viaggio e d'identità;
^c	indicare, in occasione dell'audizione, le ragioni della sua domanda d'asilo;
^d	designare in modo completo eventuali mezzi di prova e fornirli immediatamente oppure adoperarsi per procurarseli entro un termine adeguato, sempre che sia ragionevole esigerlo;
^e	collaborare al rilevamento dei dati biometrici;
^f	sottoporsi a un esame medico ordinato dalla SEM (art. 26a).
²	Si può esigere dal richiedente che faccia tradurre in una lingua ufficiale svizzera i documenti redatti in una lingua straniera.
³	Nel corso del procedimento, il richiedente che soggiorna in Svizzera deve tenersi a disposizione delle autorità federali e cantonali. Deve comunicare immediatamente alle autorità del Cantone o del Comune (autorità cantonale) competenti secondo il diritto cantonale il suo indirizzo e ogni mutamento dello stesso.
^3bis	Il richiedente che senza un valido motivo viola il suo obbligo di collaborare o non si tiene a disposizione delle autorità preposte all'asilo per più di 20 giorni rinuncia di fatto alla continuazione del procedimento. Lo stesso vale per il richiedente che senza un valido motivo non si tiene a disposizione delle autorità preposte all'asilo in un centro della Confederazione per più di cinque giorni. La domanda è stralciata in entrambi i casi senza formalità. Una nuova domanda può essere presentata al più presto dopo tre anni. È fatto salvo il rispetto della Convenzione del 28 luglio 195121 sullo statuto dei rifugiati.22
⁴	In caso di decisione esecutiva d'allontanamento, il richiedente è tenuto a collaborare all'ottenimento di documenti di viaggio validi.

SR 142.311 Ordinanza 1 dell' 11 agosto 1999 sull'asilo relativa a questioni procedurali (Ordinanza 1 sull'asilo, OAsi 1) - Ordinanza 1 sull'asilo OAsi-1 Art. 1^a Definizioni - Nella presente ordinanza s'intendono per:5
^a	identità: cognomi, nomi, cittadinanze, etnia, data di nascita, luogo di nascita e sesso;
^b	documento di viaggio: un documento ufficiale che autorizza ad entrare nel Paese d'origine o in un altro Paese, segnatamente un passaporto o un documento sostitutivo;
^c	documento di legittimazione o documento d'identità: un documento ufficiale con fotografia, rilasciato per comprovare l'identità del titolare;
^d	minorenne: chi giusta l'articolo 14 del Codice civile6 non ha ancora compiuto i 18 anni;
^e	famiglia: i coniugi e i figli minorenni. Sono equiparati ai coniugi i partner registrati e le persone che vivono in unione duratura simile a quella coniugale; nel quadro della procedura Dublino, le nozioni di familiari e parenti sono rette dal regolamento (UE) 604/20138.

SR 142.51 Legge federale del 20 giugno 2003 sul sistema d'informazione per il settore degli stranieri e dell'asilo (LSISA) LSISA Art. 4 Contenuto del sistema d'informazione - 1 Il sistema d'informazione contiene:36
¹	Il sistema d'informazione contiene:36
^a	dati concernenti l'identità delle persone registrate;
^abis	immagine del viso, impronte digitali e firma (dati biometrici);
^b	dati concernenti i compiti specifici della SEM di cui all'articolo 3 capoversi 2 e 3;
^c	...
^d	un sottosistema con i fascicoli in forma elettronica delle procedure del settore degli stranieri e dell'asilo;
^e	registrazioni sonore per perizie linguistiche nel settore dell'asilo;
^f	l'annotazione «caso medico», in vista della ripartizione dei richiedenti l'asilo tra i Cantoni;
^g	l'indicazione di eventuali disabilità, protesi o impianti se la persona lo chiede.45
²	Nel sistema d'informazione possono essere trattati dati personali degni di particolare protezione giusta l'articolo 5 lettera c della legge federale del 25 settembre 202046 sulla protezione dei dati (LPD), nella misura in cui ciò sia indispensabile all'adempimento dei compiti di cui all'articolo 3 della presente legge.47

SR 142.31 Legge del 26 giugno 1998 sull'asilo (LAsi) LAsi Art. 10 Messa al sicuro e confisca di documenti - 1 La SEM25 mette agli atti i documenti di viaggio e d'identità dei richiedenti.26
¹	La SEM25 mette agli atti i documenti di viaggio e d'identità dei richiedenti.26
²	Le autorità e i servizi amministrativi mettono al sicuro, a destinazione della SEM, i documenti di viaggio e d'identità o qualsiasi altro documento che possa fornire indicazioni sull'identità delle persone che hanno presentato una domanda d'asilo in Svizzera. Ai rifugiati riconosciuti si applica il capoverso 5.27
³	L'autorità o il servizio amministrativo che mette al sicuro documenti ai sensi del capoverso 2 e ne verifica l'autenticità deve comunicare alla SEM il risultato di tale verifica.
⁴	La SEM o l'istanza di ricorso possono confiscare o mettere al sicuro, a destinazione dell'avente diritto, documenti falsi o falsificati nonché documenti autentici che sono stati utilizzati abusivamente.
⁵	I passaporti o documenti d'identità rilasciati dallo Stato d'origine ai rifugiati riconosciuti in Svizzera sono messi al sicuro, a destinazione della SEM.28

SR 173.320.2 Regolamento del 21 febbraio 2008 sulle tasse e sulle spese ripetibili nelle cause dinanzi al Tribunale amministrativo federale (TS-TAF) TS-TAF Art. 1 Spese processuali
¹	Le spese del procedimento dinanzi al Tribunale amministrativo federale (Tribunale) comprendono la tassa di giustizia e i disborsi.
²	La tassa di giustizia copre le spese per la fotocopiatura delle memorie delle parti e gli oneri amministrativi normalmente dovuti per i servizi corrispondenti, quali le spese di personale, di locazione e di materiale, le spese postali, telefoniche e di telefax.
³	Sono disborsi, in particolare, le spese di traduzione e di assunzione delle prove. Le spese di traduzione non vengono conteggiate se si tratta di traduzioni tra lingue ufficiali.

SR 173.320.2 Regolamento del 21 febbraio 2008 sulle tasse e sulle spese ripetibili nelle cause dinanzi al Tribunale amministrativo federale (TS-TAF) TS-TAF Art. 7 Principio
¹	La parte vincente ha diritto alle ripetibili per le spese necessarie derivanti dalla causa.
²	Se la parte vince solo parzialmente, le spese ripetibili sono ridotte in proporzione.
³	Le autorità federali e, di regola, le altre autorità con qualità di parte non hanno diritto a un'indennità a titolo di ripetibili.
⁴	Se le spese sono relativamente modeste, si può rinunciare a concedere alla parte un'indennità a titolo di ripetibili.
⁵	L'articolo 6a è applicabile per analogia.7